Winnaar: Vliegkunstenaars

Organisatie

Na de finale waren we in een roes. We hadden een paar weken nodig om te bevatten dat we gewonnen hadden. We moesten onszelf opnieuw organiseren en inventariseren wie er echt tijd had. Hoe pakken we alles op en hoe verdelen we de taken binnen het team? Wanneer ontvangen we het prijzengeld en komt het sponsorgeld wel op tijd binnen?

Omdat we zouden werken met kostbare opnameapparatuur hebben we op de campus een beveiligde ruimte gecreëerd, compleet met alarm en codes. Vanuit deze locatie vond de uitleen plaats. Een goede verzekering en een bruikleenovereenkomst waren heel belangrijk. Het publiek dat zich aangemeld had om opnames te maken met de highspeedcamera’s kreeg vooraf een cursus. Deze werd ’s avonds en in het weekend gegeven door vrijwilligers. De deelnemers kregen na afloop feedbackformulieren, op basis waarvan de cursus verder werd verbeterd.

We hebben een gantt-chart* gemaakt met het team, de planning was heel complex. We hadden een goed overzicht toen we begonnen, maar ons team was klein. Niet alle leden hadden steeds tijd om zich intensief met de uitvoering van Vliegkunstenaars te bemoeien. Wat vooraf het zwaarste leek, het geven van de cursussen, bleek ons team juist de meeste energie te geven.

Budget

Voor de universiteit is de Academische Jaarprijs enorm belangrijk. We hebben verschillende vormen van steun ontvangen en tijdens de Dies van de universiteit hebben we onze AJP-presentatie nog een keer gedaan, dat was heel erg leuk. Vooraf hadden we de afspraak gemaakt dat de universiteit een bedrag zou toekennen als wij de Academische Jaarprijs zouden winnen. Tijdens het project konden we kosteloos gebruikmaken van de auto van de universiteit. We hebben 40% korting weten te bedingen op een dure videocamera. Het Departement Dierwetenschappen heeft ons ondersteund met een manjaar projectmanagement. We hebben het werk verdeeld onder 10 projectmedewerkers. Deze uren waren van onschatbare waarde. Wij hadden het nooit zonder deze projectmedewerkers kunnen doen. We zijn ook gesponsord door het Korps landelijke politiediensten met advies voor beveiliging van de apparatuur, zodat de verzekering minder duur uitviel.

Media

Wetenschappers zijn gewend aan lange termijnplanning. Media is juist gericht op actualiteit en inspringen op het juiste moment. Daardoor hebben wij onverwachte kansen gekregen, zoals een prachtige Labyrint uitzending en aandacht in een groot artikel over high-speed video in de wetenschapsbijlage van NRC Handelsblad, en aandacht in de journalistieke sectie van Science. Van te voren keken we welk type media interesse zou kunnen hebben. We hebben elk tv-programma gescreend dat voor ons interessant zou kunnen zijn. Ook maakten we een folder met een standaardtekst, plus per programma een specifiek voorstel. Je moet veel rondbellen. Wetenschapsredacties denken wel met je mee, maar we merkten dat het contact dat je met ze hebt vaak kortstondig en intensief is. Soms is het lastig om afspraken te maken. We hebben hier en daar compromissen moeten sluiten. De mediadeadlines waren voor ons het zwaarst. Dat gaf veel druk.

Resultaten

Het idee om mensen met een highspeedcamera op pad te sturen is een groot succes gebleken. Op basis van twee proefcursussen hebben we manuals geschreven voor het gebruik van de camera’s. Bijvoorbeeld met richtlijnen voor het filmen van een dier met een highspeedcamera als je alleen de grootte van dat dier weet. Deze informatie was nooit eerder vastgelegd. Ook voor de wetenschap zelf heeft het iets opgeleverd. Er zijn 700 opnames gemaakt van dingen die nooit eerder waren waargenomen. Zo is er beeldmateriaal dat aantoont dat vliegen soms salto’s maken in hun vlucht, dat was totaal onbekend. Uit dit project komt uiteindelijk misschien wel een kleine publicatie voort.

Het is uitgesloten dat je als wetenschapper in je eentje zo veel informatie kunt vergaren. Het materiaal is mooier en unieker dan wij zelf ooit hadden kunnen filmen. Een outreach project kost veel meer tijd dan je zou denken. Iedereen heeft op publicatiegebied moeten inleveren. Dat is ook de reden geweest om projectmedewerkers in te schakelen voor de routineklussen. Als je eenmaal gewonnen hebt, kabbelt het enthousiasme van het team wat terug, de groep echte actieve mensen wordt kleiner.

Binnenkort hebben we een eindfeest voor alle vrijwilligers. We hebben via via hele mooie locaties kunnen gebruiken voor de cursussen. Met het eindfeest willen we iedereen bedanken die van waarde is geweest voor het project. Het is belangrijk om een eindpunt te hebben.

Tips voor TOEKOMSTIGE teams

  • Houd er rekening mee dat mensen op internet je nummer opzoeken en je te pas en te onpas wordt gebeld, ook al ben je geen aanspreekpunt.
  • Formeer teams voor de verschillende taken. Formuleer per deeltaak wat precies de opdracht is en de planning. Benoem per team een contactpersoon die feedback geeft vanuit zijn team.
  • Het contact met de media is cruciaal. Kom met een duidelijke boodschap en zend die telkens opnieuw uit.